Teknik Servis — ESPAVEL Dokümantasyon

Modül

Genel Bakış

Teknik Servis, otelin tüm bakım ve onarım operasyonunu tek çatı altında toplayan CMMS (Bilgisayar Destekli Bakım Yönetimi) modülüdür. Odalardan gelen arıza bildirimlerini kaydeder, iş emirlerine dönüştürür, ekipman envanterini ve periyodik bakımları takip eder, yedek parça stoğunu ve dış tedarikçileri yönetir.

Modüle üst menüdeki Teknik Servis sekmesinden ulaşılır. Açılan menüde aşağıdaki alt sayfalar yer alır:

Arıza TakibiOda ve genel alan arızalarını kaydet, yönlendir, takip et.İş EmirleriArıza, bakım ve proje işlerini tek listede yönet.Ekipman EnvanteriDemirbaş ve teknik ekipmanı kayıt altında tut.Periyodik BakımTakvim/sayaç bazlı otomatik iş emri üretimi.Kontrol ListeleriBakımlara eklenecek kontrol maddesi şablonları.Yedek Parça & StokStok seviyeleri ile giriş/çıkış hareketleri.Tedarikçiler & SözleşmelerDış servis firmaları ve bakım anlaşmaları.Tesis AyarlarıEkipman kategorileri ve tesis/oda ağacı.Arıza RaporuPersonel performansı ve masraf analizi.

Teknik Servis arıza takibi ana ekranı — Teknik Servis giriş ekranı — Arıza Takibi. Üstte özet kartları, altta arıza kayıtları tablosu.

Yetkiler

Sayfaları görüntülemek ve kayıt eklemek için ilgili teknik servis yetkilerine sahip olmanız gerekir. Yetkisi olmayan kullanıcılar menüyü göremez veya yalnızca okuma modunda görür. Yetkiler Kullanıcılar sayfasından atanır.

Menü

Arıza Takibi

Arıza Takibi (Arıza Panosu), oda ve genel alanlarda oluşan arızaların bildirildiği, ekibe yönlendirildiği ve çözüm durumunun izlendiği ekrandır. Modülün giriş sayfasıdır.

Ekranın üst kısmında iki sıra özet kartı bulunur:

Arıza özeti: Açık Arıza, Devam Eden, Bu Ay Çözülen ve Toplam Kayıt.
Tesis Yönetimi (CMMS): Açık İş Emri, Geciken İş Emri, Servis Dışı Ekipman ve Yaklaşan Bakım.

Alttaki Arıza Kayıtları tablosu; arıza no, arıza alanı (Odalar / Genel Alan), konum, arıza cinsi, öncelik, bildiren, tarih-saat, açıklama ve durum sütunlarını içerir. Sütun başlıklarının altındaki kutulardan filtreleme, sağ üstteki kutudan arama yapılır. Durum sekmeleri (Açık, Yeni, İşlemde, Serviste, Onarıldı, Değiştirildi, Tümü) ile kayıtlar hızlıca süzülür.

Yeni arıza nasıl eklenir?

1
Sağ üstteki Yeni arıza butonuna tıklayın.
2
Açılan Yeni arıza kaydı penceresinde Alt açıklama (başlık) alanını doldurun — bu zorunludur (örn. “Klima çalışmıyor”).
3
Gerekirse ayrıntıyı Açıklama alanına yazın; arızanın olduğu Konumu (oda / birim) ve Arıza cinsini (kategori) seçin.
4
Kategoriye göre Departman otomatik önerilir; dilerseniz değiştirin. Önceliği (Düşük / Normal / Yüksek) belirleyin ve isterseniz fotoğraf ekleyin.
5
Arıza oluştur ile kaydedin. Kayıt “Yeni” durumuyla tabloya düşer.

Yeni arıza kaydı penceresi — başlık, açıklama, konum, kategori, departman, öncelik ve fotoğraf alanları.

Alan	Açıklama
Alt açıklama (başlık)*	Arızayı özetleyen kısa başlık. Listede öne çıkan alandır.
Açıklama	Arıza detayı, gözlemler ve varsa ek notlar.
Konum (oda / birim)	Arızanın bulunduğu oda veya birim. Tesis/oda ağacından beslenir.
Arıza cinsi (kategori)	Tesisat, Elektrik, Isıtma & Soğutma gibi arıza kategorisi.
Departman	İşi üstlenecek departman. Kategoriye göre otomatik önerilir.
Öncelik	Düşük, Normal veya Yüksek. Aciliyet sıralaması için kullanılır.
Fotoğraflar	Arızayı belgeleyen görseller (PNG, JPG, WebP — maks. 10 MB).

Durum güncelleme, düzenleme ve silme

Bir arıza kaydının durumu yaşam döngüsü boyunca güncellenir: Yeni → İşlemde → Serviste → Onarıldı / Değiştirildi. İlgili kayıt satırından durumu değiştirebilir, kaydı düzenleyebilir veya silebilirsiniz. Çözülen arızalar “Bu Ay Çözülen” sayacına ve rapora yansır.

Otomatik yönlendirme

Arıza cinsini seçtiğinizde ilgili departman otomatik atanır; böylece kayıt doğru ekibe anında düşer. Yanlış yönlendirilen bir arızayı düzenleyerek departmanını değiştirebilirsiniz.

Menü

İş Emirleri

İş Emirleri; arıza, planlı bakım ve proje işlerini tek listede toplayan çalışma kuyruğudur. Her iş emri bir ekibe/kişiye atanır, hedef tarih verilir ve tamamlanana kadar takip edilir.

Üstte Açık İş Emri, Gecikmiş, Yaklaşan Bakım ve Toplam kartları yer alır. Liste; başlık, kod (örn. WO-000007), önceliğe göre etiket, konum ve atanan kişi bilgisini gösterir. Arama kutusundan başlık, kod veya ekipman ile filtreleyebilirsiniz.

Yeni iş emri nasıl oluşturulur?

1
Yeni İş Emri butonuna tıklayın.
2
Başlık girin (zorunlu) ve gerekirse açıklama ekleyin.
3
Tür (Arıza/Düzeltici, önleyici vb.) ve Öncelik seçin.
4
İşin ilgili olduğu Ekipman, Oda ve Konum (alan)ı seçin; işi bir kişiye Atayın.
5
Hedef tarih belirleyin. Oda bu iş süresince satışa kapatılacaksa “Oda satışa kapansın” kutusunu işaretleyin.
6
Oluştur ile kaydedin.

Yeni İş Emri penceresi — başlık, tür, öncelik, ekipman/oda/konum, atanan kişi, hedef tarih ve oda kapatma seçeneği.

Oda satışa kapansın

Bu seçenek işaretlendiğinde ilgili oda, iş emri açık olduğu sürece ön büro tarafında müsaitlik dışına alınır. İş tamamlanınca oda otomatik olarak yeniden satışa açılır.

Menü

Ekipman Envanteri

Ekipman Envanteri; klima, kazan, jeneratör, beyaz eşya gibi tüm demirbaş ve teknik ekipmanın kayıt altına alındığı yerdir. Her ekipman iş emirleri ve periyodik bakımlarla ilişkilendirilebilir.

Yeni ekipman nasıl eklenir?

1
Yeni Ekipman butonuna tıklayın.
2
Ad girin (zorunlu, örn. “Split Klima”). İsterseniz Kategori ve Kritiklik seçin.
3
Ekipmanın bulunduğu Konum ve Odayı belirtin; Marka, Model ve Seri Noyu girin.
4
Durum (Aktif / Onarımda / Servis Dışı), Tedarikçi, Garanti bitiş, Alım tarihi ve Alım bedeli gibi alanları doldurun.
5
Kaydet ile ekipmanı envantere ekleyin.

Yeni Ekipman penceresi — ad, kategori, kritiklik, konum/oda, marka/model, seri no, durum, tedarikçi, garanti ve alım bilgileri.

Kritiklik ve garanti

Kritiklik seviyesi, arıza durumunda önceliklendirme için kullanılır. Garanti bitiş tarihi girilen ekipmanlar için yaklaşan garanti sonu takibi kolaylaşır.

Menü

Periyodik Bakım

Periyodik Bakım (PM) planları, takvim veya sayaç bazlı kurallardan otomatik iş emri üretir. Böylece rutin bakımlar (örn. klimaların aylık bakımı) unutulmadan zamanında planlanır.

Yeni bir plan oluşturmak için Yeni Plan butonunu kullanın; plana bir ekipman/konum, bakım sıklığı (örn. her 30 günde bir) ve varsa bir kontrol listesi şablonu bağlayın. Zamanı gelen planlardan iş emri üretmek için Vadesi geleni üret butonuna basmanız yeterlidir — üretilen iş emirleri İş Emirleri listesinde görünür.

Kontrol listesiyle birlikte

Bir plana kontrol listesi şablonu bağlarsanız, üretilen her iş emri o kontrol maddelerini otomatik içerir. Şablonları Kontrol Listeleri bölümünden tanımlarsınız.

Menü

Bakım Kontrol Listeleri

Kontrol Listeleri; periyodik bakımlara ve iş emirlerine eklenecek standart kontrol maddelerini (checklist) tanımladığınız şablon kütüphanesidir. Aynı işin her seferinde eksiksiz yapılmasını sağlar.

Yeni şablon nasıl oluşturulur?

1
Yeni Şablon butonuna tıklayın.
2
Şablon adı girin (zorunlu, örn. “Klima aylık bakım”) ve isterseniz İlgili kategoriyi seçin.
3
Kaydet ile şablonu oluşturun; ardından şablonu açıp içine kontrol maddelerini ekleyin.

Yeni Kontrol Listesi Şablonu penceresi — şablon adı ve ilgili kategori.

Menü

Yedek Parça & Stok

Yedek Parça & Stok; bakım-onarımda kullanılan parça ve sarf malzemelerinin stok kartlarını, seviyelerini ve giriş/çıkış hareketlerini yönettiğiniz yerdir.

Yeni parça nasıl eklenir?

1
Yeni Parça butonuna tıklayın.
2
Stok kodu (zorunlu) ve Ad (zorunlu) girin; ölçü Birimini belirtin (örn. adet).
3
Min. seviye ve Sipariş seviyesi girerek kritik stok uyarısı için eşik tanımlayın.
4
Birim maliyet ve varsa Tedarikçi bilgisini ekleyip Kaydet ile stok kartını oluşturun.

Yeni Parça penceresi — stok kodu, birim, ad, min. seviye, sipariş seviyesi, birim maliyet ve tedarikçi.

Min. seviye ile otomatik uyarı

Stok bir parçanın Min. seviye değerinin altına düştüğünde parça kritik stok olarak işaretlenir; böylece zamanında sipariş verebilirsiniz.

Menü

Tedarikçiler & Sözleşmeler

Tedarikçiler & Sözleşmeler; dış servis firmalarını ve bakım anlaşmalarını yönettiğiniz yerdir. Ekipman ve yedek parça kayıtları bu tedarikçilerle ilişkilendirilebilir.

Yeni tedarikçi nasıl eklenir?

1
Yeni Tedarikçi butonuna tıklayın.
2
Firma adını girin (zorunlu).
3
İlgili kişi, Telefon, E-posta, Vergi dairesi ve Vergi no gibi iletişim/mali bilgileri doldurun.
4
Gerekirse Notlar ekleyip Kaydet ile tedarikçiyi oluşturun.

Yeni Tedarikçi penceresi — firma adı, ilgili kişi, telefon, e-posta, vergi bilgileri ve notlar.

Menü

Tesis Ayarları

Tesis Ayarları; ekipman kategorilerini ve tesis/oda ağacını (bina, kat, oda ve teknik alanlar) yönettiğiniz yerdir. Buradaki tanımlar tüm teknik servis ekranlarını besler.

Ekipman Kategorileri: Ekipmanları gruplamak için kategori tanımları oluşturulur (örn. Soğutma, Elektrik). Sağ üstteki Kategori butonuyla eklenir.

Tesis / Oda Ağacı: Bina, kat, oda ve teknik alanların tek birleşik görünümüdür. Odalar Oda/Birim tanımlarından, teknik alanlar teknik servis konumlarından beslenir. Buradan düzenlediğiniz kayıtlar tüm modüllerde (ön büro, kat hizmetleri, teknik servis) aynıdır.

Ortak tesis/oda ağacı

Bu ağaç, Tanımlamalar → Tesis/Oda Ağacı ekranıyla birebir aynı veriyi gösterir. Bir yerde yapılan değişiklik diğer tüm modüllere anında yansır; ayrı ayrı kayıt tutmanız gerekmez.

Menü

Arıza Raporu

Arıza Raporu; personel performansını, en sorunlu oda ve kategorileri ve dış servis masraflarını analiz eden özet ekranıdır. Karar almayı kolaylaştıran görsel dağılımlar sunar.

Rapor şu başlıkları içerir:

Özet kartları: Toplam Arıza, Çözülen, Dış Servis adedi ve toplam Servis Masrafı.
Personel: En çok arıza kaydı giren ve en çok sorun çözen kişiler.
Dağılımlar: En çok arıza veren oda, en çok arıza girilen kategori ve en sık arızalanan alet.

Rapor nasıl beslenir?

Rapordaki tüm veriler Arıza Takibi ve İş Emirleri kayıtlarından otomatik hesaplanır. Kayıtları eksiksiz ve doğru kategoriyle girdikçe rapor da o kadar isabetli olur.